Conditions générales d'utilisation de SUHACOM

Version 1 — en vigueur le ⟦date de publication⟧

1. Qui s'engage

Ces conditions forment le contrat entre :

l'éditeur : ⟦raison sociale⟧, ⟦forme juridique⟧, immatriculée sous le numéro ⟦RCCM ou équivalent⟧, dont le siège est à ⟦adresse⟧, ci-après « SUHACOM » ;
l'officine, ou son titulaire lorsqu'il l'exploite en nom propre, représentée par la personne qui crée le compte, ci-après « le titulaire ».

Le titulaire déclare être pharmacien autorisé à exercer dans son pays, ou dûment mandaté par l'officine, et avoir le pouvoir de l'engager.

En cochant la case prévue à l'inscription, le titulaire accepte ces conditions et la politique de confidentialité au nom de l'officine. Cette acceptation en ligne l'engage comme une signature. SUHACOM en conserve la preuve : compte, date, heure, version acceptée et empreinte du texte.

2. Le service

SUHACOM est un logiciel de gestion d'officine : caisse, stock par lot et par date de péremption, achats, ordonnances, mutuelles, personnel et documents. Il fonctionne sur ordinateur, avec ou sans connexion, et dans un navigateur, avec connexion.

La vitrine publique permet à tous de voir quelles officines ont un produit. Elle ne vend rien et ne réserve rien.

SUHACOM peut faire évoluer le service. Une fonction essentielle ne sera retirée qu'après un préavis de 30 jours.

3. Rôle du pharmacien

SUHACOM est un outil. Il ne remplace ni le jugement du pharmacien ni ses obligations professionnelles.

L'officine reste seule responsable :

de la délivrance des médicaments et de la validation des ordonnances ;
de l'exactitude des prix, des stocks, des taux de mutuelle et de toutes les données qu'elle saisit ;
des informations qu'elle choisit de publier sur la vitrine ;
des comptes qu'elle crée pour son personnel et des actes faits avec ces comptes.

SUHACOM aide à tenir l'ordonnancier et le registre des stupéfiants. Il ne remplace pas les registres paraphés exigés par la loi, sauf agrément de l'autorité. Le pharmacien reste responsable de leur tenue et de leur conservation.

SUHACOM ne vérifie pas les interactions médicamenteuses, les posologies ni les contre-indications.

4. Comptes et codes

Le titulaire se connecte avec son compte Google. Chaque membre du personnel se connecte avec son numéro et un code personnel à six chiffres.

Un code ne se prête pas. Tout acte fait avec un code est réputé fait par son titulaire. L'officine désactive sans délai le compte d'une personne qui la quitte et prévient SUHACOM de toute utilisation suspecte.

5. Essai, prix et paiement

Toute officine commence par un mois d'essai gratuit, sans engagement et sans moyen de paiement à fournir.

Ensuite, le service est payant au mois, par officine, au tarif affiché pour son pays au jour du paiement. Le paiement se fait auprès d'un commercial SUHACOM, par les moyens indiqués pour le pays. Un reçu est remis pour chaque paiement.

SUHACOM peut modifier ses tarifs avec un préavis de 30 jours. Le nouveau tarif s'applique à la période suivante.

6. Retard et lecture seule

Si une échéance n'est pas payée, l'officine garde un accès complet pendant 7 jours. Passé ce délai, le logiciel passe en lecture seule : tout reste consultable et exportable, mais aucune écriture n'est possible, vente comprise.

Rien n'est supprimé du fait du retard. L'accès complet revient dès le paiement.

7. Durée et fin du contrat

Le contrat est conclu sans durée. Chaque mois payé est dû et n'est pas remboursé, sauf dans le cas prévu au point 5 de l'annexe 1.

L'officine peut arrêter à tout moment : il lui suffit de ne plus payer, ou de fermer son officine depuis ses paramètres.

SUHACOM peut mettre fin au contrat :

après une mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours, en cas de manquement grave à ces conditions ;
sans délai, en cas d'usage illégal du service ou d'atteinte à sa sécurité.

Après la fin du contrat, les données restent exportables pendant 12 mois. Elles sont ensuite retirées de l'application. Les pièces que la loi impose de garder (ventes, paiements, registres) sont archivées à part, sans autre usage, pendant 10 ans, puis détruites.

8. Données de l'officine et de ses patients

Les données saisies par l'officine lui appartiennent : ventes, stock, clients, ordonnances, personnel. SUHACOM ne les vend pas, ne les loue pas et ne s'en sert pas pour son compte.

Pour faire fonctionner et améliorer le service, SUHACOM reçoit des rapports d'erreur et des mesures d'usage liés à un identifiant de poste, sans nom de patient ni de client. Un message d'erreur peut contenir par accident une donnée saisie. Ces rapports vont dans l'outil de débogage de l'éditeur, hébergé en Irlande, et sont effacés au plus tard 60 jours après leur dernier enregistrement.

Pour les données qu'elle saisit, l'officine est responsable du traitement et SUHACOM est son sous-traitant. L'annexe 1 fixe les engagements de SUHACOM en cette qualité.

L'officine informe ses patients et son personnel, et accomplit les formalités auprès de l'autorité de protection des données de son pays : déclaration ou autorisation, selon la loi. SUHACOM lui fournit la description du traitement et des mesures de sécurité. L'annexe 2 propose un modèle d'information des patients.

9. Disponibilité et sauvegardes

Le comptoir fonctionne sans connexion. Les données se synchronisent avec le serveur dès que le réseau revient.

SUHACOM fait ses meilleurs efforts pour que le serveur soit disponible, sans garantir une disponibilité continue. Des interruptions peuvent survenir pour maintenance ou à cause d'un prestataire.

Les données synchronisées sont sauvegardées sur le serveur. Les données d'un poste qui ne s'est jamais synchronisé ne le sont pas : l'officine veille à connecter ses postes régulièrement.

10. Responsabilité

SUHACOM répond des dommages directs causés par un manquement à ses obligations. Sa responsabilité totale est limitée aux sommes payées par l'officine au cours des 12 mois précédant le fait dommageable.

SUHACOM ne répond pas :

des dommages indirects, tels que perte de chiffre d'affaires ou de clientèle ;
des conséquences d'une donnée fausse saisie par l'officine ou d'un acte pharmaceutique ;
des pannes de matériel, de réseau ou d'électricité qui ne dépendent pas de lui.

Ces limites ne s'appliquent pas en cas de dol, de faute lourde ou de dommage corporel, ni lorsque la loi les interdit. Elles ne dispensent pas SUHACOM de conserver les données de l'officine et de les lui rendre.

11. Propriété intellectuelle

Le logiciel, ses textes, ses modèles et sa marque restent la propriété de SUHACOM. L'officine reçoit, pour la durée du contrat, un droit d'utilisation personnel et non cessible.

Il est interdit de copier, revendre, décompiler ou contourner les protections du logiciel, notamment sa licence.

12. Modification des conditions

SUHACOM peut modifier ces conditions. Le titulaire en est informé à sa connexion suivante, avec un résumé des changements et leur date d'effet, et doit les accepter pour continuer à gérer l'officine en ligne. Le comptoir n'est jamais bloqué pour ce motif.

S'il refuse, le titulaire peut résilier sans frais avant la date d'effet. Les conditions précédentes s'appliquent jusque-là.

13. Droit applicable et litiges

Ces conditions sont régies par le droit de ⟦pays du siège de l'éditeur⟧, y compris les Actes uniformes de l'OHADA lorsqu'ils s'appliquent. Les règles de protection des données du pays de l'officine s'appliquent en outre aux données qu'elle traite.

Avant tout procès, les parties tentent une médiation selon l'Acte uniforme OHADA relatif à la médiation. À défaut d'accord dans les 30 jours, le tribunal de commerce de ⟦ville du siège⟧ est compétent.

Ces conditions sont rédigées en français. En cas de traduction, la version française prévaut.

14. Contact

⟦adresse électronique de contact⟧ · ⟦téléphone⟧ · ⟦adresse postale⟧

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Annexe 1 — Engagements de SUHACOM comme sous-traitant

Pour les données que l'officine saisit dans le logiciel, SUHACOM s'engage à :

Agir sur instruction. Traiter ces données uniquement pour fournir le service, selon ces conditions et les instructions écrites de l'officine.
Garder le secret. N'y donner accès qu'aux personnes de son équipe qui en ont besoin, tenues à la confidentialité.
Protéger les données. Chiffrer les échanges, isoler les données de chaque officine, chiffrer la base locale des postes dès qu'ils ont reçu leur clé et lorsque leur système le permet, et tracer chaque accès exceptionnel. La politique de confidentialité détaille ces mesures.
Limiter ses accès. Son équipe n'accède aux données d'une officine que pour l'assistance demandée par celle-ci, pour la sécurité du service ou sur obligation légale. Deux rôles de l'équipe peuvent récupérer la clé d'un poste ; chaque récupération exige un motif et laisse une trace, communiquée à l'officine sur demande.
Encadrer ses prestataires. Ne recourir qu'aux prestataires listés dans la politique de confidentialité. Tout nouveau prestataire est annoncé 30 jours avant ; l'officine peut s'y opposer en résiliant, avec remboursement de la période payée non consommée.
Signaler les incidents. Prévenir l'officine dans les 48 heures qui suivent la découverte d'une violation de ses données, et lui donner les éléments pour informer l'autorité et les personnes concernées.
Aider l'officine. L'assister pour répondre aux demandes de ses patients et de son personnel, et lui fournir la description du traitement et des mesures de sécurité pour ses formalités.
Rendre et effacer. À la fin du contrat, laisser les données exportables pendant 12 mois, puis les retirer. Les pièces que la loi impose de garder sont archivées à part pendant 10 ans, puis détruites.
Rendre compte. Répondre aux questions de l'officine sur le respect de ces engagements.

Annexe 2 — Modèle d'information des patients

À afficher dans l'officine :

Vos données dans notre pharmacie

Nous enregistrons votre nom, vos coordonnées, vos achats, vos ordonnances et, si vous en avez une, votre mutuelle. Ces données servent à vous délivrer vos médicaments, à tenir les registres imposés par la loi et à facturer votre mutuelle.

Elles sont enregistrées dans notre logiciel, SUHACOM, hébergé en France. Notre personnel y a accès ; l'éditeur du logiciel peut y accéder pour la maintenance. Elles ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires.

Pour consulter, corriger ou faire supprimer vos données, adressez-vous au pharmacien ou à ⟦contact de l'officine⟧. Certaines doivent être gardées tant que la loi l'impose.

Responsable : ⟦nom de l'officine⟧, ⟦adresse⟧.