Politique de confidentialité de SUHACOM
Version 1 — en vigueur le ⟦date de publication⟧
Cette politique explique quelles données SUHACOM traite, pourquoi, où elles sont conservées, qui y accède et comment exercer vos droits. Elle s'applique au logiciel des officines et à la vitrine publique, dans tous les pays où SUHACOM est proposé. Là où la loi locale protège davantage, elle s'applique en plus.
1. Deux rôles différents
SUHACOM est responsable du traitement pour les données dont il a besoin pour gérer la relation avec l'officine : compte du titulaire, abonnement, paiements, preuve d'acceptation des conditions, sécurité du service, et mesures de la vitrine.
L'officine est responsable du traitement pour tout ce qu'elle saisit dans le logiciel : clients, ordonnances, ventes, stock, personnel. SUHACOM n'est alors que son sous-traitant : il conserve et traite ces données pour elle, sur ses instructions, dans les conditions de l'annexe 1 des conditions générales.
Si vous êtes patient ou employé d'une officine, adressez-vous d'abord à elle. SUHACOM l'aidera à vous répondre.
Éditeur : ⟦raison sociale⟧, ⟦adresse⟧. Contact pour les données personnelles : ⟦adresse électronique dédiée⟧.
2. Les données traitées
| Personnes | Données | Pourquoi |
|---|---|---|
| Titulaire | Nom, adresse électronique et photo du compte Google ; numéro de téléphone ; code personnel, conservé sous forme d'empreinte non réversible | Ouvrir et sécuriser le compte, gérer l'abonnement, vous contacter |
| Officine | Nom, adresse, ville, position sur la carte, téléphone, courriel, horaires, gardes | Faire fonctionner le logiciel et, si l'officine publie au moins un produit, la vitrine (nom, adresse, position, téléphone, horaires et gardes y deviennent publics) |
| Personnel | Nom, téléphone, courriel, rôle, code personnel sous forme d'empreinte ; si l'officine utilise le module du personnel : photo, date de naissance, pièce et numéro d'identité, poste, contrat, salaire, pointages, congés et leurs justificatifs | Contrôler les accès, signer les actes, gérer le personnel |
| Patients et clients | Nom, téléphone, courriel, adresse, mutuelle et numéro d'adhérent, ayants droit, achats, dettes, produits demandés | Délivrer, facturer, suivre les crédits et les créances de mutuelle |
| Patients (données de santé) | Ordonnances et leur image, nom du prescripteur, médicaments délivrés, registre des produits contrôlés | Délivrer sur ordonnance et tenir les registres légaux |
| Tous les utilisateurs | Journal des actions (qui a fait quoi, quand), identifiant et empreinte technique du poste, rapports d'erreur | Sécurité, preuve, assistance |
| Visiteurs de la vitrine | Adresse IP, identifiant technique du navigateur, pages vues sans les recherches, erreurs et temps de chargement ; aucun compte | Faire fonctionner et améliorer la vitrine |
SUHACOM ne demande aucune donnée de santé pour lui-même. Celles qui figurent dans le logiciel y sont saisies par l'officine, pour les besoins de la pharmacie.
3. Où sont les données
- Sur le serveur : toutes les données de l'officine y sont copiées pour la synchronisation et la sauvegarde, y compris les ordonnances et leurs images. Le serveur est loué à Hostinger et installé en France (Union européenne). Les échanges avec lui passent par le réseau de Cloudflare, qui le protège des attaques. Les données sont chiffrées pendant leur transfert, mais pas sur le serveur : ses administrateurs peuvent les lire (voir §4).
- Dans les sauvegardes : des copies chiffrées de la base sont gardées chez Cloudflare, dans l'Union européenne. Hostinger garde en plus une copie hebdomadaire du serveur, en France (voir §6 pour la durée).
- Sur chaque ordinateur de l'officine : une copie locale permet de travailler sans réseau. Elle est chiffrée dès que le poste a reçu sa clé en ligne, et cette clé est protégée par le coffre du système (Windows ou macOS). Avant cela, ou sur un système sans coffre, elle reste en clair. Sur téléphone, elle n'est pas chiffrée. Protégez la session de l'ordinateur par un mot de passe.
- Dans le navigateur : la version web ne garde que la session, l'identifiant du poste, les préférences d'affichage et les rapports d'erreur en attente d'envoi. Les données de l'officine restent sur le serveur.
- Dans notre outil de débogage : les rapports d'erreur et les mesures de performance sont envoyés à expulse-metrics, l'outil que l'éditeur utilise pour corriger ses applications. Il est hébergé lui aussi par Supabase, en Irlande. Il sert à plusieurs applications de l'éditeur, mais les rapports de SUHACOM y sont rangés à part et ne servent qu'à corriger SUHACOM.
4. Qui y accède
- Le personnel de l'officine, selon les droits que lui donne le titulaire.
- L'équipe SUHACOM, uniquement pour l'assistance demandée par l'officine, pour la sécurité du service ou sur obligation légale. Techniquement, les administrateurs du serveur peuvent lire toutes les données : nous le disons, et nous limitons ces accès aux personnes qui en ont besoin, tenues au secret. Deux rôles de notre équipe peuvent récupérer la clé de la base locale d'un poste, par exemple quand une officine a perdu l'accès à un ordinateur. Chaque récupération exige un motif et laisse une trace, communiquée à l'officine sur demande.
- Le public, pour les seules informations que l'officine choisit de publier sur la vitrine : nom, adresse, position, téléphone, horaires, gardes, et les produits qu'elle décide de montrer, avec un niveau de disponibilité et jamais une quantité. Les produits contrôlés ne sont jamais publiés. Aucune donnée de patient ou de personnel n'est publiée.
- Nos prestataires, dans la limite de ce qu'exige leur service :
| Prestataire | Service | Lieu |
|---|---|---|
| Hostinger | Location du serveur, avec une copie hebdomadaire de celui-ci | France |
| Cloudflare | Passage des échanges entre les postes et le serveur, protection contre les attaques ; garde des sauvegardes chiffrées | Monde pour les échanges ; Union européenne pour les sauvegardes |
| Brevo | Envoi des messages électroniques du service | Union européenne |
| Supabase, sur Amazon Web Services | Outil de débogage | Irlande ; support pouvant intervenir depuis les États-Unis |
| Connexion du titulaire par compte Google | États-Unis et monde | |
| YouTube (Google) | Seulement si vous lancez la vidéo de présentation de la vitrine | États-Unis et monde |
| WhatsApp (Meta) | Seulement si vous cliquez sur un lien de contact WhatsApp | États-Unis et monde |
Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons aucune donnée. Nous ne faisons aucune publicité ciblée.
5. Transferts hors du pays de l'officine
Les données d'une officine sont conservées en France, et leurs sauvegardes en France et dans l'Union européenne. Les échanges passent par le réseau mondial de Cloudflare. Google traite la connexion du titulaire aux États-Unis, et le support de Supabase peut accéder aux rapports d'erreur depuis les États-Unis. Ces transferts reposent sur les clauses contractuelles de ces prestataires et, là où la loi du pays l'exige, sur l'autorisation obtenue par l'officine.
Selon la loi de son pays, l'officine peut devoir déclarer ces transferts, ou obtenir une autorisation, auprès de l'autorité de protection des données. SUHACOM lui fournit la description du traitement et des mesures de sécurité pour cette démarche.
6. Combien de temps
| Données | Durée |
|---|---|
| Données de l'officine (patients, ordonnances, personnel, journal des actions) | Pendant le contrat, puis 12 mois exportables après sa fin ; ensuite retirées de l'application |
| Pièces que la loi impose de garder (ventes, paiements, registres) | Archivées à part, sans autre usage, 10 ans, puis détruites |
| Compte du titulaire | Pendant le contrat, puis 12 mois |
| Preuves d'acceptation des conditions | 10 ans après la fin du contrat |
| Sauvegardes | Copies quotidiennes : 5 semaines. Copies mensuelles : 13 mois. Journal qui permet de revenir à un instant précis : 3 semaines. Une donnée retirée de l'application disparaît des sauvegardes au plus tard 13 mois après |
| Rapports d'erreur et mesures de performance | Mesures détaillées : 14 jours. Incidents et statistiques : 60 jours après leur dernière occurrence |
L'officine qui doit garder ses registres plus longtemps les exporte avant la fin de ces délais.
7. Sécurité
- Échanges chiffrés entre les postes et le serveur.
- Données de chaque officine isolées : un compte ne voit que les officines auxquelles il appartient, sauf l'équipe SUHACOM (voir §4).
- Codes personnels jamais conservés en clair.
- Base locale chiffrée dès réception de la clé, et clé liée au poste ; un poste perdu peut être révoqué.
- Journal des actions non modifiable.
Aucune mesure n'est infaillible. En cas de violation des données d'une officine, SUHACOM la prévient dans les 48 heures qui suivent la découverte et lui donne les éléments pour informer l'autorité et les personnes concernées.
8. Vos droits
Vous pouvez demander à accéder à vos données, les corriger, les faire effacer ou vous opposer à leur traitement, dans les limites prévues par la loi de votre pays. Certaines données ne peuvent pas être effacées tant que la loi impose de les garder, comme les registres de l'officine ou les pièces comptables.
- Patients et personnel d'une officine : adressez-vous à l'officine. Elle seule décide, et SUHACOM l'aide à vous répondre.
- Titulaires et visiteurs de la vitrine : écrivez à ⟦adresse électronique dédiée⟧. Nous répondons dans un délai d'un mois.
Pour les données de santé, la loi de certains pays impose que leur communication passe par un médecin.
Vous pouvez aussi saisir l'autorité de protection des données de votre pays. La liste des autorités connues est publiée sur ⟦adresse de la page⟧.
9. Vitrine et traceurs
La vitrine ne demande aucun compte et ne dépose pas de cookie. Elle garde dans votre navigateur un identifiant technique et nous envoie les pages vues et les erreurs, sans vos recherches. Ces données sont effacées au plus tard 60 jours après leur dernier enregistrement. Pour effacer l'identifiant, videz les données du site dans votre navigateur.
Son hébergeur reçoit votre adresse IP, comme pour tout site web. La vidéo de présentation vient de YouTube, en mode sans cookie publicitaire : rien n'est chargé depuis YouTube avant que vous ne lanciez la lecture.
10. Modifications
Nous pouvons modifier cette politique. La version en vigueur et sa date figurent en tête du texte. Le titulaire est informé de tout changement important à sa connexion suivante.